Quy trình thiết kế tour du lịch chuyên nghiệp [Hướng dẫn chi tiết]

Thiết kế tour du lịch là một trong những bước quan trọng nhất để tạo nên trải nghiệm tuyệt vời cho du khách. Quy trình này không chỉ yêu cầu sự tỉ mỉ trong việc lập kế hoạch mà còn đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và sở thích của khách hàng.

Thiết kế tour du lịch là gì?

Thiết kế tour du lịch hay còn gọi là thiết kế chương trình du lịch, là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và tạo ra một trải nghiệm du lịch hoàn chỉnh. Điều này bao gồm việc nghiên cứu, lên lịch trình, lựa chọn điểm đến, và cân nhắc đến các yếu tố như giá cả để mang đến cho du khách một chương trình tour hấp dẫn và hợp lý.

Việc thiết kế chương trình du lịch chuyên nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo sự hài lòng của du khách và tối ưu hóa chi phí, thời gian. Một chương trình được thiết kế tốt giúp du khách có những trải nghiệm trọn vẹn, khám phá được những điểm đến nổi bật mà không gặp phải những phiền phức không đáng có. Đồng thời, nó giúp các công ty lữ hành xây dựng uy tín, thu hút khách hàng và tạo ra những tour du lịch độc đáo, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.

Thiết kế tour du lịch là như thế nào?

=> Tham khảo thêm các khóa học du lịch:

- Điều hành tour tổng hợp

- Tư vấn và bán tour du lịch

- Điều hành tour du thuyền

Các bước thiết kế một tour du lịch

1. Xác định mục tiêu và đối tượng khách hàng của tour

Trong quá trình thiết kế chương trình du lịch, việc xác định đối tượng khách hàng và mục tiêu của chuyến đi là yếu tố quan trọng hàng đầu. Tùy thuộc vào từng nhóm khách hàng như du lịch cá nhân, gia đình, hay doanh nghiệp, chương trình tour sẽ được xây dựng với những dịch vụ và hoạt động khác nhau.

• Du lịch cá nhân: Thường nhắm đến những người thích tự do khám phá, các tour cho đối tượng này thường cần linh hoạt về lịch trình, điểm đến và hoạt động.
• Du lịch gia đình: Tập trung vào các hoạt động gắn kết, thư giãn và phù hợp với nhiều lứa tuổi.
• Du lịch doanh nghiệp: Nhắm đến các chuyến đi kết hợp hội nghị, hội thảo (MICE) hoặc team-building, thường yêu cầu tổ chức chuyên nghiệp và đầy đủ tiện ích.

Mục tiêu của chuyến đi cũng rất quan trọng, có thể là để khám phá văn hóa, nghỉ dưỡng, hay học hỏi và giao lưu. Hiểu rõ mục tiêu giúp thiết kế lịch trình tour phù hợp và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.

Xác định đối tượng khách hàng tham gia tour du lịch

2. Nghiên cứu thị trường và xu hướng du lịch

Việc nghiên cứu thị trường giúp nhà tổ chức tour nắm bắt được nhu cầu, thói quen và hành vi của du khách. Các yếu tố như độ tuổi, thu nhập, sở thích du lịch và thời gian du lịch sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế tour.

Xu hướng du lịch hiện nay đang tập trung vào các loại hình:

• Du lịch trải nghiệm: Khám phá văn hóa địa phương, tham gia các hoạt động đặc trưng của điểm đến.
• Du lịch sinh thái: Ưu tiên các điểm đến gần gũi thiên nhiên, bền vững.
• Du lịch nghỉ dưỡng cao cấp: Hướng đến đối tượng khách hàng có thu nhập cao, yêu cầu dịch vụ 5 sao.

Cần nghiên cứu thị trường để chọn loại hình du lịch phù hợp cho khách hàng

3. Lựa chọn điểm đến và lên kế hoạch lịch trình

Khi đã xác định rõ đối tượng khách hàng và nghiên cứu thị trường, bước tiếp theo là lựa chọn điểm đến và lập lịch trình. Việc phân tích ưu và nhược điểm của điểm đến là cực kỳ quan trọng để đảm bảo phù hợp với mong đợi của du khách.

Cần đánh giá ưu nhược điểm của điểm đến để quyết định:

• Ưu điểm: Điểm đến có danh lam thắng cảnh, văn hóa đặc sắc, cơ sở hạ tầng du lịch phát triển, dịch vụ phong phú.
• Nhược điểm: Đường sá khó khăn, thiếu tiện nghi hoặc thời tiết không thuận lợi.

Lịch trình cần được xây dựng hợp lý, đảm bảo sự hài hòa giữa thời gian di chuyển và thời gian tham quan, nghỉ ngơi. Mỗi ngày trong tour nên bao gồm các hoạt động chính và thời gian linh hoạt để khách hàng có thể tự do khám phá.

Linh hoạt lựa chọn điểm đến cho lịch trình tour

4. Thiết kế tuyến hành trình chi tiết

Tuyến hành trình du lịch là lộ trình kết nối các điểm du lịch, trung tâm du lịch và các cơ sở cung cấp dịch vụ thông qua các tuyến giao thông như đường bộ, đường sắt, đường thủy, và đường hàng không. Thiết kế tuyến hành trình không chỉ đảm bảo sự thuận tiện trong di chuyển mà còn tạo nên sự hài lòng cho du khách. Có hai loại tuyến hành trình phổ biến:

• Tuyến du lịch nội vùng: Kết nối các điểm du lịch trong cùng một vùng địa lý.
• Tuyến liên vùng: Liên kết các điểm du lịch thuộc các vùng khác nhau, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ về phương tiện vận chuyển và lịch trình.

Để xây dựng một tuyến hành trình hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng đến các yếu tố sau:

Loại hình du lịch

Loại hình du lịch quyết định cách thức xây dựng tuyến hành trình. Tùy thuộc vào mục tiêu của chuyến đi mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn các điểm đến phù hợp:

• Du lịch văn hóa: Chọn các điểm đến mang đậm dấu ấn lịch sử, văn hóa như di tích, bảo tàng, làng nghề truyền thống.
• Du lịch nghỉ dưỡng: Ưu tiên các địa điểm có khu nghỉ dưỡng, spa, biển hoặc suối khoáng để du khách có thể thư giãn.
• Du lịch mạo hiểm: Tập trung vào các điểm đến có cảnh quan núi non, rừng rậm, thác, suối, mang lại cảm giác thách thức và phiêu lưu.

Dựa trên loại hình du lịch của tour để lên hành trình chi tiết

Chặng đường và địa hình

Thiết kế tuyến hành trình cần đảm bảo các yếu tố về khoảng cách và thời gian di chuyển giữa các điểm đến. Một tuyến hành trình hợp lý sẽ giúp tránh việc di chuyển quá dài, gây mệt mỏi cho du khách, hoặc quá ngắn, làm giảm thời gian tham quan.

Lựa chọn các con đường có phong cảnh đẹp, độc đáo để nâng cao trải nghiệm.

Đánh giá địa hình để đảm bảo phương tiện di chuyển phù hợp và an toàn.

Điều kiện và tiện ích tại điểm đến

Chất lượng dịch vụ tại các điểm đến là yếu tố quyết định trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Các dịch vụ lưu trú, ẩm thực, vui chơi cần đạt chuẩn về an toàn, tiện nghi và phù hợp với nhu cầu của du khách.

Các bước cơ bản trong thiết kế tuyến hành trình:

• Nghiên cứu tuyến hành trình hiện tại: Phân tích các tuyến đã tồn tại, đánh giá điểm mạnh và điểm yếu, từ đó rút ra bài học để xây dựng tuyến mới.
• Vẽ sơ đồ tuyến hành trình: Lựa chọn các điểm tham quan phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu, sắp xếp thứ tự các điểm tham quan sao cho hợp lý và hấp dẫn.

Ví dụ, với du khách yêu thích khám phá văn hóa và lịch sử, có thể thiết kế các tuyến như "Đường Di sản Miền Trung" bao gồm Huế, Hội An, Mỹ Sơn. Còn với du khách thích khám phá thiên nhiên, có thể khai thác tuyến "Xanh Tây Nguyên" với các địa điểm nổi tiếng về sinh thái và văn hóa bản địa.

5. Nghiên cứu thị trường cung ứng

Trong thị trường đa dạng với nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau, doanh nghiệp du lịch cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng để lựa chọn đối tác phù hợp với chương trình tour. Cụ thể:

• Tính sẵn có của nhà cung cấp tại điểm đến: Doanh nghiệp cần xác định xem tại địa điểm đó có các nhà cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của tour không, đồng thời lập danh sách chi tiết về các nhà cung cấp và thông tin liên hệ để dễ dàng phối hợp.
• Đánh giá khả năng đáp ứng dịch vụ: Đánh giá kỹ lưỡng khả năng của nhà cung cấp trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo chương trình tour diễn ra suôn sẻ.
• Chọn nhà cung ứng có giá dịch vụ tối ưu: Mức giá cần phù hợp với chất lượng dịch vụ. Doanh nghiệp có thể so sánh giá của các nhà cung cấp trong khu vực để đảm bảo sự cân đối với chi phí của chương trình tour, giúp tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Lựa chọn các nhà cung ứng lưu trú, di chuyển, trò chơi,...

6. Xây dựng phương án dịch vụ

• Phương án vận chuyển cần linh hoạt và đa dạng, phù hợp với từng tuyến đường và nhu cầu khách hàng. Tour có thể sử dụng các phương tiện như máy bay, xe khách, tàu hỏa hay du thuyền. Hợp tác với các đối tác vận chuyển uy tín giúp đảm bảo an toàn và chất lượng dịch vụ.
• Phương án lưu trú phải phù hợp với phân khúc khách hàng. Có thể là khách sạn, resort cao cấp, hoặc homestay, tùy theo loại hình du lịch và đối tượng khách hàng mục tiêu.
• Phương án ăn uống cũng rất quan trọng, lựa chọn các nhà hàng địa phương với thực đơn đa dạng, hoặc kết hợp ẩm thực quốc tế để tạo sự thoải mái và trải nghiệm ẩm thực cho du khách.

7. Thiết kế chương trình du lịch sáng tạo và hấp dẫn

Để tạo sự khác biệt và hấp dẫn, một chương trình du lịch sáng tạo phải đưa ra các hoạt động độc đáo mà đối thủ không có. Có thể là những hoạt động giải trí mới lạ như tham gia các lễ hội địa phương, khám phá thiên nhiên hoang dã, hoặc trải nghiệm thực tế tại các điểm đến lịch sử.

Ví dụ, đối với những tour du lịch đến Huế, thay vì chỉ nghe thuyết minh, du khách có thể tham gia trải nghiệm một ngày làm vua chúa hoặc quan lại trong triều đình, mặc trang phục cổ xưa và tham gia các nghi lễ cung đình tại Đại Nội. Hoặc khách có thể tham gia lớp học chế tác nón lá tại làng nghề Phú Cam, mang lại trải nghiệm văn hóa đậm đà bản sắc địa phương.

Trải nghiệm mặc trang phục truyền thống tại Cố Đô Huế

8. Tính toán chi phí và giá thành tour

Giá thành của một chương trình tour du lịch bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp lữ hành cần chi trả để tổ chức chuyến đi. Công thức tính giá thành cơ bản như sau:

Chi phí cho một khách = Chi phí biến đổi + (Chi phí cố định / Tổng số khách).

Tổng chi phí cho cả đoàn = Chi phí cho một khách x Tổng số khách.

Trong đó:

• Chi phí biến đổi: Là các chi phí tính riêng cho từng khách, như tiền phòng, vé tham quan, vé tàu,...
• Chi phí cố định: Là chi phí chung cho cả đoàn, như tiền hướng dẫn viên, phương tiện vận chuyển,...

Bạn cần liệt kê và phân loại các chi phí cố định, biến đổi, sau đó lập bảng chiết tính giá tour để quản lý hiệu quả.

Giá bán của một chương trình du lịch phụ thuộc vào:

• Mức giá thị trường: Đánh giá mức giá phổ biến để đảm bảo cạnh tranh và lợi nhuận.
• Thương hiệu doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thương hiệu mạnh có thể đặt giá cao hơn.
• Mục tiêu kinh doanh: Tối ưu lợi nhuận, mở rộng thị phần, hoặc cung cấp trải nghiệm chất lượng cao.
• Lợi nhuận mong muốn: Tùy vào mức lợi nhuận kỳ vọng, cần điều chỉnh giá bán hợp lý.
• Thời vụ du lịch: Giá có thể tăng trong mùa cao điểm và giảm trong mùa thấp điểm.

Công thức tính giá bán:

Giá bán cho 1 khách = Giá thành + Chi phí bán hàng + Chi phí khác + Lợi nhuận mong muốn + Thuế VAT.

=> Có thể bạn quan tâm: Khóa học Nghiệp vụ báo giá và đàm phán tour GIT (khách đoàn)

9. Xây dựng chính sách và điều khoản tour

Trong một chương trình Tour du lịch, việc xây dựng các quy định và chính sách rõ ràng giúp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả doanh nghiệp lẫn khách hàng. Dưới đây là những quy định cần thiết:

• Phí bao gồm và không bao gồm: Thông tin chi tiết về các dịch vụ đã được tính trong giá tour như vận chuyển, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn viên... và các chi phí phát sinh ngoài chương trình tour.

• Chính sách trẻ em: Quy định rõ ràng về độ tuổi, chi phí kèm theo (nếu có), và các quyền lợi cho trẻ em tham gia tour.

• Điều kiện hoàn, hủy: Quy định chi tiết về các trường hợp hoàn/hủy tour, phí hủy, các khoản không hoàn lại và quy trình thực hiện để khách hàng nắm rõ và tuân thủ.

Những chính sách này cần được trình bày minh bạch trong chương trình tour để tạo sự tin cậy và công bằng cho cả hai bên.

Xây dựng điều khoản cho tour du lịch

10. Hoàn thiện và trình bày chương trình tour du lịch

Để có một template hoàn thiện chương trình tour chuyên nghiệp, bạn cần chú trọng đến cách bố trí thông tin hợp lý, đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và trực quan cho khách hàng. Một template tốt nên bao gồm các phần chính sau:

• Tên chương trình: Nên được đặt ở vị trí đầu tiên, nổi bật với font chữ lớn và dễ đọc. Bạn có thể thêm các yếu tố đồ họa như logo hoặc hình ảnh đặc trưng của địa điểm để làm tăng tính hấp dẫn.
• Thời gian tour: Cụ thể về ngày khởi hành và ngày kết thúc. Đưa ra các thông tin chi tiết về từng ngày trong hành trình, sử dụng biểu tượng hoặc bullet point để dễ theo dõi.
• Nội dung hành trình: Phân chia rõ ràng từng ngày của tour, mô tả ngắn gọn các hoạt động chính và địa điểm tham quan. Nếu có thể, chèn hình ảnh đẹp của các điểm đến để tạo cảm giác thu hút.
• Chi phí: Sử dụng bảng giá chi tiết hoặc các mục đánh dấu cho từng dịch vụ bao gồm hoặc không bao gồm. Điều này giúp khách hàng dễ dàng so sánh và nắm bắt tổng chi phí.
• Chính sách: Trình bày rõ ràng các chính sách về giá cho trẻ em, chính sách hoàn hủy, cũng như các điều kiện cần lưu ý.
• Thông tin liên hệ: Đặt cuối chương trình với các thông tin quan trọng như số điện thoại, email, địa chỉ, và người liên hệ.

Khi hoàn thiện chương trình, cần đảm bảo các yếu tố này được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và dễ tra cứu cho khách hàng.

Tham khảo các mẫu template để trình bày chương trình tour

Lưu ý khi thiết kế tour du lịch

Đảm bảo tính khả thi về thời gian và địa điểm: Khi xây dựng tour, cần cân nhắc kỹ lưỡng về thời gian di chuyển, nghỉ ngơi và tham quan để tránh lịch trình quá gấp gáp. Địa điểm lựa chọn nên phù hợp với đối tượng khách hàng và tính chất tour (nghỉ dưỡng, khám phá, mạo hiểm). Nên cân nhắc các yếu tố thời tiết, điều kiện giao thông, và sự kiện địa phương để đảm bảo tính khả thi và thoải mái cho du khách.

Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng: Thiết kế tour cần tập trung vào trải nghiệm của du khách, bao gồm chất lượng dịch vụ, sự thoải mái, và cảm giác hài lòng. Đảm bảo các hoạt động trong tour có tính tương tác, hấp dẫn và phù hợp với sở thích của khách hàng mục tiêu. Việc linh hoạt điều chỉnh các hoạt động và dịch vụ theo phản hồi của du khách cũng rất quan trọng.

Đề xuất giải pháp cho các tình huống khẩn cấp: Trong quá trình thiết kế tour, cần có kế hoạch dự phòng và phương án giải quyết các tình huống khẩn cấp như thời tiết xấu, hoãn chuyến bay, hoặc các vấn đề sức khỏe của khách. Đảm bảo rằng hướng dẫn viên và nhân viên tour nắm rõ quy trình xử lý và có sẵn các thông tin liên hệ với cơ quan y tế hoặc hỗ trợ khẩn cấp.

Một chương trình tour du lịch được thiết kế chuyên nghiệp không chỉ nâng cao trải nghiệm du khách mà còn tăng uy tín cho doanh nghiệp lữ hành. Chuẩn bị kỹ lưỡng từ thời gian, địa điểm đến việc quản lý tình huống khẩn cấp sẽ giúp khách hàng có hành trình suôn sẻ và đáng nhớ. Đặc biệt, khi bạn chăm chút từng chi tiết trong thiết kế tour sẽ giữ chân khách hàng và tăng tỷ lệ quay lại.