Điều hành tour là gì? Quy trình điều hành tour du lịch chuẩn

Điều hành tour là người trực tiếp lên kế hoạch chi tiết, chuẩn bị và điều phối các hoạt động cho chuyến đi hay tham quan tour trong và ngoài nước.

Điều hành tour là gì? 

Điều hành tour là quá trình tổ chức và quản lý các hoạt động liên quan đến chuyến đi du lịch, từ việc lên kế hoạch cho chuyến đi, chuẩn bị tài liệu, đến việc điều phối các dịch vụ trong suốt chuyến đi để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đúng theo lịch trình. Nhân viên điều hành tour có trách nhiệm kết nối giữa khách hàng và các nhà cung cấp dịch vụ du lịch, đảm bảo sự hài lòng và trải nghiệm tốt nhất cho du khách.

Điều hành tour không chỉ bao gồm các công việc hậu cần mà còn yêu cầu kỹ năng giao tiếp, tổ chức và giải quyết vấn đề để xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện tour.

=> Tham khảo khóa học cho điều hành tour:

• Khóa học Điều hành tour tổng hợp
• Khóa học Điều hành tour du thuyền
• Nghiên cứu xây dựng sản phẩm tour du lịch

Khái niệm điều hành tour là gì?

Vai trò của nhân viên điều hành tour trong ngành du lịch 

Nhân viên điều hành tour trong ngành du lịch đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của mỗi chuyến đi. Họ là người chịu trách nhiệm quản lý tất cả các khía cạnh của tour du lịch, từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi kết thúc chuyến đi. Dưới đây là một số công việc và vai trò chính của họ:

• Làm việc với khách hàng: Gặp gỡ, giới thiệu, đàm phán và thuyết phục khách hàng về các dịch vụ của công ty, từ đó ký kết hợp đồng.
• Xây dựng chương trình du lịch: Lên kế hoạch chi tiết cho từng chương trình và hoạt động, nhằm mang đến trải nghiệm du lịch tốt nhất cho khách hàng.
• Đàm phán với đối tác: Hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ như địa điểm tham quan, nhà hàng và khách sạn để đảm bảo chất lượng dịch vụ và giá cả hợp lý cho tour.
• Phân công nhiệm vụ cho Hướng dẫn viên: Theo dõi và cập nhật thông tin để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi.
• Nghiên cứu và cập nhật xu hướng: Theo dõi thị trường, đối thủ và nhu cầu khách hàng để phát triển chiến lược phù hợp, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
• Lập báo cáo hoạt động: Đánh giá kết quả hoạt động hàng tuần, hàng tháng và đề xuất các phương án mới để nâng cao hiệu quả và cải tiến dịch vụ của công ty.

Nhân viên điều hành tour có vai trò quan trọng trong ngành du lịch

Các bước trong quy trình điều hành tour du lịch 

Quy trình điều hành tour du lịch bao gồm ba bước chính, giúp đảm bảo mỗi chuyến đi diễn ra suôn sẻ và thành công:

1. Chuẩn bị trước chuyến đi 

Trong giai đoạn chuẩn bị, nhân viên điều hành tour cần thực hiện các công việc sau:

• Đặt yêu cầu vận chuyển: Khảo sát và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển phù hợp, bao gồm hàng không, đường bộ, đường thuỷ và đường sắt.
• Chuẩn bị lưu trú và ăn uống: Lựa chọn cơ sở lưu trú và nhà hàng phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của khách.
• Đặt yêu cầu tham quan: Lên lịch trình và đặt các điểm tham quan theo yêu cầu của khách hàng để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất.
• Sắp xếp hướng dẫn và lái xe: Đảm bảo mọi thông tin liên quan được chuẩn bị sẵn sàng cho chuyến đi.
• Lập danh sách bảo hiểm: Chuẩn bị kế hoạch ứng phó với rủi ro và các tình huống bất ngờ có thể xảy ra trong chuyến đi.
• Liên hệ với các bên cung cấp dịch vụ: Xác nhận thông tin với khách sạn, điểm ăn uống và các địa điểm vui chơi giải trí.

Quy trình điều hành tour du lịch được thực hiện chuyên nghiệp

2. Triển khai tour thực tế 

• Kiểm tra thông tin: Đảm bảo mọi thông tin đều chính xác trước giờ khởi hành, tránh nhầm lẫn trong chuyến đi.
• Hỗ trợ hướng dẫn viên: Làm việc chặt chẽ với hướng dẫn viên để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch và đáp ứng mong đợi của du khách.
• Theo dõi tiến trình tour: Giám sát và điều phối các hoạt động để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
• Xử lý tình huống: Kịp thời hỗ trợ và giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

3. Kết thúc tour và tổng kết 

• Lập báo cáo tóm tắt: Ghi lại các địa điểm đã đến và chi phí phát sinh trong quá trình tour diễn ra.
• Viết nhật ký du lịch: Ghi nhận kinh nghiệm và những điều cần rút kinh nghiệm cho các chuyến đi sau.
• Quyết toán chi phí: Làm báo cáo tài chính với phòng kế toán dựa trên bảng chi phí đã kê khai, bao gồm các chi phí phát sinh nếu có.
• Đánh giá mức độ hài lòng: Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng để đánh giá chất lượng dịch vụ và cải thiện cho các tour trong tương lai.

Kỹ năng cần thiết cho nhân viên điều hành tour du lịch 

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố then chốt trong công việc điều hành tour. Nhân viên cần có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, lắng nghe ý kiến phản hồi từ khách hàng và tạo sự gắn kết với các đối tác.

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

Việc lên kế hoạch cho một tour du lịch đòi hỏi khả năng tổ chức tốt và quản lý thời gian hiệu quả. Nhân viên cần sắp xếp lịch trình, điều phối các hoạt động và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng thời gian.

Ví dụ: Khi tổ chức một tour kéo dài 5 ngày, nhân viên điều hành cần tạo ra một lịch trình chi tiết cho từng ngày, bao gồm thời gian khởi hành, các điểm tham quan, thời gian ăn uống và nghỉ ngơi. Họ cũng cần đảm bảo rằng thời gian di chuyển giữa các địa điểm không bị trễ so với kế hoạch, và mọi hoạt động đều diễn ra đúng theo lịch trình.

Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống

Trong quá trình thực hiện tour, có thể xảy ra nhiều tình huống bất ngờ. Nhân viên điều hành cần có khả năng đánh giá và đưa ra giải pháp kịp thời để xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo trải nghiệm của khách hàng không bị ảnh hưởng.\

Nhân viên điều hành tour rất cần nhiều kỹ năng nghề nghiệp

Kỹ năng ngoại ngữ trong giao tiếp

Trong bối cảnh du lịch toàn cầu, khả năng sử dụng ngoại ngữ giúp nhân viên điều hành tour giao tiếp hiệu quả với khách hàng và đối tác nước ngoài. Điều này không chỉ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ mà còn mở rộng cơ hội hợp tác.

Khả năng làm việc dưới áp lực

Công việc điều hành tour thường xuyên phải đối mặt với áp lực từ nhiều phía. Nhân viên cần có khả năng giữ bình tĩnh, tập trung vào nhiệm vụ và xử lý công việc một cách hiệu quả trong những tình huống căng thẳng.

Tìm hiểu mức thu nhập của nhân viên điều hành tour du lịch

Mức thu nhập của nhân viên điều hành tour du lịch phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm kinh nghiệm, vị trí công việc, quy mô công ty, và khu vực làm việc. Dưới đây là một số thông tin chi tiết về mức thu nhập trong ngành này:

• Nhân viên điều hành tour mới vào nghề thường có mức lương khởi điểm từ khoảng 8.000.000 đến 12.000.000 VND/tháng.
• Nhân viên có từ 2 đến 5 năm kinh nghiệm thường nhận được mức lương từ 12.000.000 đến 20.000.000 VND/tháng, tùy thuộc vào quy mô và độ nổi tiếng của công ty.
• Những nhân viên điều hành tour có trên 5 năm kinh nghiệm có thể có mức thu nhập từ 20.000.000 đến 35.000.000 VND/tháng hoặc cao hơn, đặc biệt là nếu họ đảm nhận vai trò quản lý hoặc giám sát.

Mức thu nhập của nhân viên điều hành tour từ 8 triệu đến 35 triệu đồng / tháng

Tương lai nghề nghiệp trong lĩnh vực điều hành tour

Nghề điều hành tour du lịch đang có triển vọng phát triển mạnh mẽ nhờ vào sự gia tăng nhu cầu du lịch trong 2 năm gần đây và dự kiến sẽ còn tăng nữa trong các năm sắp tới. 

Công nghệ thông tin và truyền thông đang thay đổi cách thức hoạt động trong ngành, tạo cơ hội cho nhân viên điều hành tour nâng cao trải nghiệm của khách hàng thông qua các nền tảng trực tuyến và ứng dụng di động. Đồng thời, xu hướng cá nhân hóa và chuyên môn hóa trong dịch vụ du lịch đang mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp đa dạng, từ du lịch mạo hiểm đến du lịch cao cấp. Bên cạnh đó, việc áp dụng các công nghệ hiện đại như du lịch thực tế ảo (Virtual Reality Tourism) cũng đáng xem xét trong những năm sắp tới.

Để thành công trong lĩnh vực này, nhân viên điều hành tour cần liên tục cập nhật và nâng cao kỹ năng giao tiếp, tổ chức, và khả năng sử dụng công nghệ. Sự phát triển của nhiều công ty lữ hành và tổ chức liên quan đến du lịch cũng mang đến nhiều vị trí việc làm hấp dẫn. Với những ai đam mê du lịch và có năng lực, tương lai nghề nghiệp trong lĩnh vực điều hành tour hứa hẹn sẽ rất triển vọng và đầy cơ hội.

Với sự phát triển của ngành du lịch, nghề điều hành tour hứa hẹn mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn. Việc liên tục cập nhật xu hướng và nâng cao kỹ năng sẽ giúp nhân viên điều hành tour thành công và phát triển bền vững trong tương lai.